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Inventário de estoque: o que é e qual importância no seu negócio

Catalogar todos os medicamentos é uma tarefa muito importante para qualquer farmácia, afinal, a gama de produtos e sua disponibilização no mercado ocorre de forma extremamente dinâmica, o que torna mais difícil o acompanhamento dos itens na loja. Por conta disso, realizar o inventário de estoque permite ter o controle de tudo na palma da mão, minimizando, assim, falhas muito importantes.

Apesar de ter toda essa relevância, não tão raro, muitos estabelecimentos do varejo farmacêutico acabam negligenciando a construção de um inventário adequado. Em consequência disso, há um impacto negativo no volume de vendas e, também, geram-se muitos prejuízos, sobretudo porque não é possível saber a real situação do seu estoque.

Diante desse contexto, entender perfeitamente qual a quantidade ideal de cada produto armazenado passa diretamente pela adoção de algumas medidas, bem como do investimento em tecnologias, já que elas tornam sua gestão mais eficiente. Portanto, se quer saber mais sobre este assunto, continue a leitura!

Afinal, o que é um inventário de estoque?

O inventário consiste na relação e descrição minuciosa de todos os itens constantes em um estabelecimento. De modo geral, trata-se de uma tarefa em que os gestores podem acompanhar a quantidade de produtos armazenados, bem como conferir sua disponibilidade para venda. 

Ao contrário do que imaginam muitas pessoas, fazer um inventário não se trata de um procedimento extremamente trabalhoso e essa prática está normalmente associada a inúmeros benefícios para sua drogaria, como melhorar os objetivos financeiros, ter maior controle sobre as vendas, etc.

Por outro lado, é válido destacar alguns erros habituais gerados por conta de falhas de controle do estoque, como não contar com um planejamento adequado, aquisição de itens desnecessários e, consequentemente, geração de impacto negativo nas contas da sua empresa. Logo, é preciso ter atenção ao inventário de estoque para evitar erros e ter um negócio saudável no varejo farmacêutico.

Como fazer o inventário de uma drogaria?

No passado, os inventários eram produzidos à mão pelo próprio dono da farmácia ou com o auxílio de seus colaboradores. Por conta disso, muitos erros eram cometidos, em especial, relacionados a falhas na contagem de medicamentos ou anotações equivocadas. Contudo, atualmente é possível contar com o suporte de empresas especializadas e coletores de dados profissionais — que estão integrados ao sistema de gestão da própria drogaria.

Como em qualquer outra atividade, a correta realização do inventário de estoque de uma drogaria requer alguns cuidados extremamente importantes, que incluem:

Organização: a disposição dos itens é muito importante para realização do inventário, haja vista que os produtos precisam estar em categorias específicas para que o trabalho seja mais fácil e eficiente, além de tomar menos tempo para sua conclusão. Nesse sentido, uma dica interessante é utilizar os espaços reservados em prateleiras, armários e caixas para itens específicos.

Período ideal: para evitar que a movimentação no estoque prejudique a realização dos inventários, o recomendável é utilizar finais de semanas e feriados para catalogar todos os produtos, já que o estabelecimento não deixa de comercializar nenhum item, o que gera maior movimentação de entrada e saída de medicamentos e demais produtos.

Precaução: outra ação que pode facilitar o processo de inventário é atribuir códigos específicos aos itens comercializados. Dessa maneira, poderão ser utilizados coletores de dados para facilitar a catalogação dos produtos.

Regularidade: por fim, é muito importante atualizar o inventário com frequência. Embora não haja um período específico para tal ação, manter os registros de estoque sempre atualizados é muito importante, inclusive para identificar eventuais falhas no armazenamento e processo de vendas da sua farmácia — principalmente em razão das quantidades de medicamentos disponíveis.

Quais os benefícios de se realizar um inventário de estoque?

Por meio do inventário pode-se ter uma maior organização de entrada e saída dos itens em estoque, de modo a favorecer uma gestão mais eficiente, além de poder ter uma melhor visualização sobre a perda de produtos, já que sem um controle adequado, muitas vezes ocorre o acondicionamento de itens vencidos ou estragados, por exemplo.

A seguir, confira algumas das mais importantes vantagens de se utilizar esse sistema em sua drogaria.

Diminuição de perdas

Ter uma noção exata dos itens em estoque permite que sejam evitadas perdas a partir da aquisição excessiva de determinados itens, minimizando também os prejuízos decorrentes de produtos vencidos ou próximos à data de validade.

Atenção às leis

Outro ponto importante de se cuidar de perto do inventário de estoque é a possibilidade de manter o seu negócio dentro da lei. Afinal, se o inventário físico não corresponde fielmente ao inventário contábil, há grandes riscos da sua farmácia ser multada pelo Estado.

Melhor atendimento ao cliente

Visualizar corretamente quais os produtos disponíveis em estoque podem favorecer o atendimento ao cliente. Isso, porque é possível evitar a oferta de itens indisponíveis para venda, o que incorreria em maior risco para a credibilidade da sua farmácia junto aos seus clientes. Ademais, como já vimos, não ter um controle adequado sobre o estoque pode aumentar o cometimento de erros cruciais.

Gestão mais eficiente

Realizar uma boa gestão de estoque é uma forma de assegurar o giro correto dos produtos, minimizando perdas ou excessos e isso é imprescindível para qualquer drogaria. Dessa forma, utilizar a tecnologia como ferramenta de gerenciamento pode facilitar esse trabalho, conferindo maiores vantagens competitivas e operacionais ao seu negócio, afinal, existem inúmeros softwares que facilitam o trabalho de catalogação dos produtos.

Portanto, implementar um sistema automatizado para realização do inventário de estoque, assim como capacitar sua equipe e realizar um bom planejamento estratégico são passos fundamentais para garantir a sustentabilidade da sua empresa. Ademais, não se esqueça de identificar eventuais falhas no controle de estoque, estar atento à legislação e fornecer um bom atendimento ao consumidor para tornar sua loja cada vez mais competitiva.

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